ברצוננו להביא לידיעתכם על בתמציתיות את נושא ניהול ויישום הכנסות והוצאות למפלגה בבחירות. להלן דגשים:
- חייב להיות חשבון בנק ייעודי למפלגה, אין לפתוח יותר מחשבון בנק אחד, חשבון הבנק יישא שם "בחירות מקדימות ל (תפקיד שעליו מתמודד המועמד)".
- הרישום במערכת הנה"ח תכלול הן את ההוצאות שיצאו בכסף והן בשווה כסף
הוצאות
- כל הוצאה תכלול חשבונית מס עם פרוט ככל שניתן על הרכישה.
- כל ההוצאות יצאו במישרין דרך הבנק (בשק, העברה בנקאית, כ. אשראי)
- הוצאות במזומן ניתן לעשות עד 400 ₪ וביום הבחירות עד 700 ₪.
- הוצאה (מתנדבים) בשווה כסף – הכוונה להוצאה כנגד קבלת שירות ממי שזה תחום עיסוקו ללא תמורה– כנגד ההוצאה כאמור יש לדווח גם על תרומה בשווה כסף .
- יש לשמור העתקי שקים שיצאו, במידה ושולמו תשלומים באמצעות העברה בנקאית יש לשמור את האישור על העברה במידה ושולם באמצעות כ. אשראי יש לשמור את ספח האשראי.
- הזמנות- כל הזמנה או התקשרות שסכומה הכולל עולה על 1,700 ₪ תעשה בכתב, ויירשמו בה פרטים שיש בהם כדי להבהיר את מהות ההוצאה וסכומה. יצוין כי התקשרויות בסכומים גבוהים תעשה בנוסף דוחות פעילות וכל תיעוד על מנת להוכיח את היקף ההוצאה.
- כל העסקת עובדים או פעילים בשכר לרבות עובדי קלפיות- תיעשה על פי מסמך ובו יירשמו כל פרטי ההעסקה, פרטיו של העובד או הפעיל לרבות שמו, מספר זהותו, מענו מספר טלפון נייד והתמורה שתשולם לו. במידה ומשולם לו באמצעות מזומן יש לשמור אסמכתה החתומה ע"י העובד, במידה ושק/העברה בנקאית יש לשמור תיעוד. יש לקחת בחשבון שיופחת להם מס במקור (בשיעור 25%), במידה ומשולם במזומן, מומלץ להכין טבלה בטרם יום הבחירות על מנת שיקל על התהליך.
- לכל חשבונית מס של פרסום יתלווה אליו צילום של הפרסום שבוצע, ניתן לצלם מדף, במידה ומדובר במוצר/שלט חוצות ניתן לצלם תמונה ואז להדפיס.
- רכישת שונות: ציוד (כגון מחשבים וכזה) נבחנת טוב אצל מבקר המדינה לרבות מועד התשלום, מוצרים של קידום ופרסום (צנצנות דבש עם שם הסיעה) לשים לב שיכנסו לפרסום ויש לצלם אותם ולהוסיף לתיק.
- רכישות דלק יש להכין רשימה מרוכזת על כל הרכישות דלק בתוספת פרטי הרכבים ובעלי הרכבים תאריך הנסיעה ומטרת הנסיעה המרחק וסכום ההוצאה. יש להחתים כל גורם ששולם לו נסיעה על מסמך ובו יאושר נכונות הפרטים
- הוצאת אוכל וכיבוד במידה וזה קשור רק לבחירות ההוצאה תוכר. יש לתעד את הרכישות מועד הרכישה, מועד השימוש במוצרים ומספר הסועדים וכן יש לשים לב שההוצאה תהייה סבירה ולא תעבור את 50% מכלל ההוצאות.
- מסיבת ניצחון- לאחר הבחירות לא תוכר אין מדובר בהוצאה שהוצאה למען הבחירות.
הכנסות
- כל הכנסה שמקבל המועמד תופקד בחשבון הבנק.
- המועמד ישמור את האסמכתאות לכל הכנסה שקיבל לרבות העברות בנקאיות ושקים.
- מועמד לא יקבל תרומות מתורמים שונים מחשבון אחד או בהמחאה אחת, אלא אם כן תורמים אלה הם בעלי אותו חשבון משותף.
- תרומות במזומן ובשקים יופקדו בחשבון הבנק של המועמד ביום קבלתן ולא יאוחר משלושה ימי עבודה מיום זה, ופרטיהן יירשמו באסמכתה המאשרת את ההפקדה.
- מועמד יפיק לתורם קבלה על כל תרומה שהתקבלה, מיד עם קבלתה, (בין שהיא תרומה בכסף ובין שהיא תרומה בשווה כסף). הקבלה תופק באופן ממוחשב ע"י תכנה שאושרה ע"י רשות המיסים או באמצעות פנקס. במידה והתקבל מזומן ו/או העברה בנקאית ו/או שק ו/או כרטיס חיוב יצוינו כל הפרטים המזהים את התרומה ואת התורם לרבות מספר ת.ז, כתובת התורם לגבי כרטיס חיוב מספר כרטיס החיוב מועד תום תוקפו שם מנפיק כרטיס החיוב וכן את מספר חשבון הבנק שממנו חויבה התרומה. על תרומה במזומן בתרומה של עד 500 ₪ יש לצרף הצהרה של התורם בעת מתן התרומה כי תרם מכספו בתרומה מעל 500 ₪ יש לחתום על תצהיר שיאושר על ידי עו"ד . את התרומות יש לדווח תוך שלושה ימים במערכת של מבקר המדינה ולכן יש להעבירן בהקדם לצורך דיווח בזמן.
- תנוהל רשימה שוטפת של טובין ושירותים שקיבלה סיעה כעין תרומות .
- החזרת תרומה/לקופת האוצר/למפלגה- במידה והמועמד מעוניין להחזיר תרומה לתורם היא תחזור אך ורק באמצעות שק או העברה בנקאית, יש לשמור את האסמכתא להחזר התרומה.
- על כל תרומה עלינו לדווח במערכת של מבקר המדינה לא יאוחר מ 3 ימים מיום קבלת התרומה לכן חשוב להיות בממשק הדוק ולדווח במועד על כל תרומה.
- הלוואה חייבת להיערך בכתב תוך ציון מלוא הפרטים של המלווה, ריבית ומועד החזר הלוואה.
פרסום, כנסים, סקרים
- יש לרכז את כל הפרסומים בכל עיתון בתיק נפרד, פרסומים שלא נערכו בעיתון ינוהלו אף הם בתיק נפרד. הפרסומים יערכו לפי שם הספר ויתויקו בסדר כרונולוגי.
- לכל פרסום או סדרת פרסומים יצורפו המסמכים הבאים: עותק של הפרסום, העתק הזמנה/הסכם, ההזמנה וההסכם יכללו את שטח הפרסום, מס' עמודים, מיקום, גודל, מחיר, חשבונית, קבלה, אסמכתא המעידה על התשלום וכו'.
- פרסום בחוצות -על כל רכב וכד' יפורט מקומו של הפרסום גודלו ותוקף הצבתו כאשר פרסום מוקרן או מוסרט יפורט זמן ההקרנה או השידור. לגבי פרסום ברדיו בטלוויזיה או באינטרנט יפורטו התחנות או האתרים שבהם פורסם. לגבי פרסום בטלפון במסרונים וכד' יפורט ההודעה משך הזמן שלה ומספר הנמענים אליהם היא נמסרה ומספר הפעמים שנמסרה .
- כנס- המסמכים הנוגעים להוצאות הכרוכות בקיומו של כל כנס יתויקו בנפרד. וכן יצוין התאריך השעה המקום .
- סקרים- המועמד ירכז בתיק נפרד את כל הסקרים שנעשו עבורו. יתועד בין היתר העתק של הזמנת הסקר או ההסכם עם עורך הסקר, שצוין בהם המחיר ששולם עבור ביצועו, חשבוניות וכו'.
עודף או גירעון לאחר הבחירות
- אם סך הוצאות של הבחירות קטן מהסכום ששולם לה ע"י המדינה נוצר עודף ידרוש משרד הפנים להחזיר את העודף לקופת המדינה .
- אם מקור העודף הוא בגין תרומות שהתקבלו מגורמים חיצונים ולא מהמדינה הסיעה רשאית להשיב את התרומות לתורמים או להחזיק בעודף לצורך מימון הבחירות הבאות
- כאשר הסיעה סיימה את מערכת הבחירות עם גרעון. עליה לכסות את הגרעון באמצעות גיוס תרומות עד מועד סיום הביקורת. וכאשר לא מצליחה לגייס תרומות בכדי לכסות את הגרעון האמור ייחשב סכום הגרעון לתרומה אסורה . אלא א"כ שוכנע מבקר המדינה כי המקורות לכיסויי הגרעון עומדים במגבלות הקבועות בחוק .
מסירת מידע
- יש למסור את טופס 4 (דין וחשבון כספי) בשני עותקים למשרד מבקר המדינה.
- לדוח יצורף גם:
- רשימת התורמים הסופית (טופס 5)
- פרוט הכנסות שאינן מתרומות
- יתרות חובה וזכות (אקטיב ופאסיב) לתום תקופת הבחירות המקדמות, כגון: יתרות חובות המועמדים לספקים, נותני שירותים ומשרדי ממשלה ויתרות זכות או חובה בבנקים.
- הלוואות שקיבל המועמד.
- פירוט הערבויות והביטחונות האחרים שניתנו לטובת המועמד.
- מועמד שסך ההוצאות שלו עלו על 100 אלף ₪ יגיש את הדוח בליווי חוות דעת רו"ח (טופס 6).
- מועמד המתמודד ביותר ממערכת בחירות מקדימות אחת ימסור דין וחשבון כספי נפרד לכל מערכת בחירות מקדימות.
- פרסום תרומות – סיעה תפרסם ברשומות תןך 30 יום מתום החודש שבו התפרסמו התוצאות את הפרטים של כל תרומה ששוויה מסכום של ₪ 1,000 ויותר.
- מועמד שלא קיבל תרומות עד שבעה ימים לפני יום הבחירות המקדימות ימסור על כך הודעה למבקר המדינה בתום היום השביעי שלפני יום הבחירות המקדימות לפי טופס 8 שבתוספת.
- מועמד שלא השתמש ביתרות הכספים למימון התמודדותו בבחירות המקדימות כאמור בסעיף 28 יח לחוק, יודיע למבקר המדינה מיד עם החזרת היתרות לתורמים או העברתן למפלגה או לאוצר המדינה לפי טופס 11 שבתוספת.
- בתום מערכת הבחירות המקדימות יעשה מועמד התאמת בנק ויוודא שכל הרישומים בבנק משתקפים כיאות במערכת החשבונות שלו.
- כל המסמכים והתיעוד הנדרש המצוין לעיל ובכלל יש לשמור 7 שנים.
- לדוח יצורף גם: